你伤害了Word,还Excel而过,这些错你可犯过?

cjw123导航 2022-10-05 08:33:12 86 0条评论

Word和Excel是财务人日常用的最多的工具,看似很简单,但是能用好还挺不容易。财务工作要跟很多的报表打交道,学习Excel的根本目是在处理报表时用更少的时间,比其他人做的更正确,换句话说这是一种完美的的偷懒解决策略。

无论你是刚入门Excel,还是已经接触有一段时间了,你肯定在头痛,为什么做出来的表格,还是被老会计一脸嫌弃?如果不是因为你太美或者太帅,招人嫉妒。那肯定是你在做Excel时,犯了错误,影响了团队的工作效率,耽误了大家的下班时间。

你到底,有没有干过这些傻事?

1.盲目合并单元格

很多小伙伴非常喜欢合并单元格这个功能,连续、重复的数据就合并;类别下有多个分项,干脆把类别也合并。原因是什么,好看!!!

但合并单元格对数据处理来说,简直是个噩梦,会影响排序、查询等功能。

建议:纵向单元格尽量不合并,横向单元格可以使用“跨列居中”的对齐方式优化显示效果。

2.保留隐藏单元格

从数据库中导出了原始表,需要整理成领导想要的表格。数据列多了怎么办?隐藏啊!部分数据不要的呢?也隐藏啊!

隐藏2月2日和4日的数据;销售城市和销售员

额,当其他小伙伴处理表格时,一不小心取消了隐藏,压根就不知道被隐藏的数据你到底是要还是不要。

既然是不要的数据,删掉就好了

3.包含数字和单位

这应该是大部分小伙伴都干过的,把数值和单位输入在同一个单元格。

然后会发现,录入的数据无法按数字筛选、比较大小,也无法计算了,求和公式还报错了。

如果一定要在数字后面显示单位,通过设置单元格格式就可以了

4.日期录入不规范

这是一个习惯性的错误,原因就是贪方便。毕竟数字小键盘中,输入【.】比【-】要顺手,所以日期通常会被写成是【2017.1.1】。

加上其他不规范的日期写法,在Excel眼里,会被当成是普通文本进行处理,无法进行日期计算。

使用分列功能,把不规范的日期处理成规范日期。

5.文字中含有空格

回想一下,你也曾经为了让两个字的姓名显得对齐好看,硬是用空格在中间隔开,撑成三个字的模样,对不对?

但后来又会发现,你在查找的时候,搜不出这个名字了。

这时,你可以通过更改水平对齐方式,选择【分散对齐】,就无需使用这种傻方法了。

6.表格增加合计数

爱看合计数,就想方设法地在表格中去增加,认为便于统计。

问题来了,你在末尾增加一个SUM的行,还可以原谅,但你竟然每个分类都插入合计行了(囧)。这会使表格无法正常生成各类统计图和数据透视表

当你真的要看分类统计数,用分类汇总或者数据透视表就可以了

全选数据,点击分类汇总,按【交易日期】分类,汇总【成交金额】

分类汇总完成

这6个常见错误,你都犯过几个?好了,今天就分享这些,谈不上字字珠玑,却也是有感而发,希望对你有用。

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