10个微信沟通技巧,提高90%工作效率

cjw123导航 2022-07-14 08:42:53 92 0条评论

微信,早已渗透进我们的工作日常。

很多人每天醒来第一件事,就是回复微信消息。

怎样才能高效使用微信呢?

掌握这10个沟通技巧,就能帮你提高90%的工作效率。

01、别问“在吗”,有事直接说

线下和人聊天时,我们通常会寒暄几句,再切入主题。

可在微信中这么做,只会让人不胜其烦。

比如最常见的寒暄语“在吗”,就遭到很多人的吐槽。

回“不在”吧,对话一下子就有了火药味;

回“在”吧,又怕被对方套路。

万一对方得寸进尺,提出什么难题,后续会更麻烦。

大家的时间都很贵,一来二回浪费别人的时间,无异于谋财害命。

所以,微信聊天时不用拐弯抹角,也不用假装客气,开门见山有事说事,就是对彼此最好的尊重。

02、注意标点,慎用感叹号

有一次,跟同事对接工作,他在反馈意见后面,加了好几个感叹号。

收到微信后,我当即紧张得不行,以为他对方案有异议。

后来,跟同事当面沟通后,才发现他不是这么想的,用感叹号只是习惯使然。

我们用微信沟通时,看不到对方的表情,也感知不到对方的情绪,很容易对信息产生误读。

因此,聊天时要尽量避免出现感叹号或一连串问号。

感叹号代表“震惊”,会加重语言的感情色彩,而问号则会让对方觉得你是在质问他。

03、拒绝口嗨,经得起扩散

很多人用微信聊天时,想发什么就发什么,丝毫不设防。

可你有没有想过,这些话如果被截图传播出去,会带来什么后果?

闺蜜萌萌入职新公司后,曾被同事拉入一个小群,大家经常在群里吐槽老板和客户。

没想到,有好事者把聊天记录发出去,结果被老板看到了。

老板虽然没说什么,可大家都很不好意思。

“口嗨”一时爽,“社死”火葬场。

作为成年人,我们要为自己的言行负责,平时用微信发的每一句话,都要默认公开。

这些话既要经得起时间的检验,也要防止被扩散,否则,就是搬起石头砸自己的脚。

04、做好分段,降低阅读难度

有人发微信的时候,喜欢把信息一股脑汇总起来。

这就导致满屏都是密密麻麻的文字,一眼看过去,完全不知道重点是什么。

用微信和别人沟通时,可以提前设置一个前提,假定“别人都是忙且不耐烦”的。

在这种情况下,就要求我们用最短的文字把意思表达清楚。

两三句话放在一段,做好排版,能让人读起来没那么累,也会让人觉得你很体贴。

如果是给领导发重要消息,自己多检查几遍再发,不要发完后再撤回。

05、少发语音,学会换位思考

如果问微信中最惹人烦的行为是什么,长语音一定榜上有名。

对说话的人来说,发语音确实方便,但会给听的人带来很大困扰。

很多时候,人们所处的环境不一定方便听语音,比如上班、开会,或在嘈杂的地铁上。

对方听语音时,可能影响别人,不小心中断了,还得从头开始。

就算把语音转成文字,结果也不一定精准。

且语音消息不方便转发和复制,保存起来很不方便。

能用文字说明的事情,就不要发语音。

如果实在要发,提前问一下对方是否方便听。

06、及时下载,避免文件过期

你有没有过这样的体验?

收到一个文件,当时正在忙别的事,扫了一眼没下载。

等过段时间要用的时候,再去翻聊天记录,结果文件已经过期,简直欲哭无泪。

一般来说,微信图片和文件只能保存7天。

我们收到文件后,要养成随手保存的习惯。

稳妥起见,还可以让对方把文件同步到邮箱,或者用在线文档备份,避免后期返工。

07、做好备注,精准管理人脉

你微信里有多少个好友?

面对成百上千个好友,如果不做好备注,时间一久,根本想不起来他是谁。

有事想找微信好友帮忙时,可能怎么也搜不到对方。

如果平时做好通讯录管理,就不会出现这种问题。

建议大家加好友时,先改一下备注,在标签中添加对方的电话号码或名片等信息。

你可以建立自己的标签规则,比如按同学、同事、同行等关系来分,也可以按跑步、读书、写作等圈子区分。

这样能方便检索,还能第一时间跟对方展开更多话题。

08、拉人进群,提前打招呼

每个人的微信里都有各种各样的微信群,一个群就是一个小江湖。

如果我们要拉陌生人进群,记得提前跟群主打声招呼,这是对他们“东道主”身份的尊重。

要知道,事前报备永远好过事后解释。

拉进群后,别忘记跟群里的小伙伴介绍下新人,这样能让大家日后相处起来更舒服。

同理,把微信名片发给其他人时,也最好跟当事人说一声。

这些基本的礼仪不过是举手之劳,但背后体现着对人的尊重。

09、待办事项,记得设置提醒

聊天最尴尬的事,莫过于一方自说自话,另一方聊着聊着不见了。

有时候我们明明记得已经回复了消息,可直到对方来问时,才发现没有回......

朋友之间还好,在工作中这样马虎,那就不合适了。

如果忙碌时来不及回复信息,千万别用“意念回复”,而要说明下情况,比如:“不好意思在忙,晚点回复。”

然后设定一个提醒,等时间允许时再处理。

当我们长按一条消息或文件,就会出现“提醒”功能。

等到了设定时间,微信就会发消息给你。

你可以用“提醒”功能来处理悬而未决的事,也可以来安排待办事项,把自己的大脑解放出来。

10、入乡随俗,别乱发表情包

很多年轻人喜欢用眼花缭乱的表情包,觉得这样交流起来更加轻松愉快。

不过,一不小心就会踩坑。

互联网从业者@yaya曾分享过自己误用表情包的尴尬事。

一次,他给一位年龄偏大的领导发消息,回复时输入法自动跳出来一个表情包,画面是一个小猪说“收到”。

没想到领导看到这个表情包后,立即给他回了3个问号。

yaya突然想到:领导不会以为自己说他是猪吧?

意识到这事不妥,他赶紧撤回表情包,说发错了,重新用文字回复“收到”。

职场是相对严肃的沟通场景,跟领导或客户沟通时,要入乡随俗,看对方是否有发表情包的习惯。

如果对方经常用,那你继续用也无可厚非;

如果对方不常用,文字反而是最安全的表达方式。

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前段时间,话题#微信表情符号写入判决书#登上微博热搜,阅读人数超过2亿。

我们日常聊天发的文字,甚至表情包,都有可能变成“呈堂证供”。

这就要求我们在使用微信时谨言慎行,不能随意放飞自我。

微信作为沟通工具,是把双刃剑。

用好了,可以提升工作效率事半功倍;

可一旦用不好,就会滋生误会影响工作。

以上10个让微信沟通更高效的技巧,你学会了么?

 

作者 | 林希言,微信公众号:希言说成长

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